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河南科技大学审计档案管理办法

2012年03月02日 12:55 审计处 点击:[]

河南科技大学审计档案管理办法

河科大办〔2012〕17号

第一条 为加强学校审计档案管理,充分发挥审计档案的作用,保证审计档案的安全、完整、有序,根据《审计机关审计档案工作准则》、教育部《教育系统内部审计工作规定》(教育部令第17号)和《河南省教育系统内部审计工作规定》等,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称审计档案,是指审计处在进行审计监督或审计调查活动中直接形成的,具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 学校审计档案实行统一领导、分级、分类、集中管理的原则。同时,在业务上接受上级审计机关和学校档案馆的指导和监督。

第四条 审计档案是学校档案的重要组成部分,按照规定应及时移交学校档案室归档,纳入学校档案管理。

第五条 审计档案的建立实行“谁审计谁立卷、审结卷成、定期归档”的责任制度,并实行按职能分类、按项目立卷、按单元排列的立卷方法。每项审计档案为一式一卷。

第六条 在审计活动中形成的下列文件和材料,应当分类归入审计档案:

(一)审计通知书、审计意见书、审计决定及部门、单位领导的审批意见,以及审计建议书和移送处理书等审计公文;

(二)审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明,审定审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿及相关资料;

(三)审计工作方案、检查审计意见书的落实情况,后续审计及审计决定执行情况的报告、领导批示和记录;

(四)与审计有关的群众来信和来访记录及群众举报材料;

(五)以录音、录像或计算机储存的软件等视听材料;

(六)其他按规定应归入审计档案的文件和材料。

第七条 审计档案的立卷应按一个审计项目立一个卷或几个卷,不得将几个审计项目的文件材料合并立为一个卷。

第八条 审计档案应按年度类别、编目和编号立卷,跨年度的审计项目应当在项目审计终结时的年度立卷。

第九条 审计档案卷内的文件材料排列规则和顺序如下:

(一)正件在前,附件在后;

(二)定稿在前,修改稿在后;

(三)批复在前,请示在后;

(四)批示在前,报告在后;

(五)重要文件材料在前,次要文件材料在后;

(六)汇总性文件材料在前,原始性文件材料在后。

第十条 审计档案卷内的文件材料应以结论性、证明性、立项性文件材料三个单元为序排列。

(一)结论性文件材料:应按逆审计程序和文件材料的重要程度进行排列。主要包括:

1、向上级部门或学校领导报送的有关本项目的审计情况报告;

2、审计决定或审计意见书;

3、被审计单位对审计决定或审计意见书的执行情况;

4、有关审计处理的请示,审计事项的报告及上级部门或学校领导的批复、批示;

5、审计报告及审计处审定报告的会议纪要;

6、被审计单位或人员对审计报告的书面意见;

7、被审单位或人员对审计决定的复审申请,对审计决定的申诉材料;

8、有关本项目的通报、处理意见;

9、移送处理意见书。

(二)证明性文件材料:应按审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序,对审计证据、汇总审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列。主要包括:

1、审计证实问题汇总记录;

2、审计证实问题分项记录;

3、其他审计工作底稿及审计证据。

(三)立项性文件材料:应按文件材料形成的时间顺序和文件材料的重要程度进行排列。主要包括:

1、上级部门或学校领导对项目审计任务的指示和部署意见;

2、与审计项目有关的群众来信、来访记录;

3、本项目的审计工作方案;

4、审计通知书。

第十一条 审计项目确定后,审计该项目的组长应及时指定负责该项目立卷归档的责任人。该审计项目一旦实施,立卷归档责任人应注意及时收集该项目的全部文件和材料,待审计项目终结时,立卷归档责任人应认真细致地对该项目所有文件、材料进行整理、鉴别和取舍,并按立卷规则和排列移送学校档案馆或交处内留存。

第十二条 审计处应指定专人(或兼职人员)负责审计档案的集中保管工作,并建立健全相应的保管制度,配备必要的保管设备,每半年应检查一次保管情况,确保审计档案的安全、完整。

第十三条 审计档案的保管期限一般应按审计项目案卷的保存价值确定,分为永久、长期、短期三种。

第十四条 审计档案的密级及保密期限应按卷内文件的最高密级确定,一般永久性档案定为绝密级,长期性档案定为机密级,短期性档案定为秘密级,并在档案卷封面页上作出标识。

第十五条 审计档案中的文字材料必须采用钢笔或毛笔书写。

第十六条 审计档案的借阅范围,一般限定在本单位内部,凡外单位需借用审计档案的,应出具借用证明和写明借用原因,经审计处主要负责人和学校主管领导批准后方可借用,并登记好借用时间和归还日期。

第十七条 本办法由审计处负责解释。

第十八条 本办法自印发之日起施行。原2003年4月印发的《河南科技大学审计档案管理办法》(河科大审〔2003〕13号)同时废止。

2012年2月20日

上一条:河南科技大学固定资产审计实施办法

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